Wie packt man das Onboarding bei einem der größten Arbeitgeber in den Niederlanden an?

Zwei bewaffnete F-16 der niederländischen Luftwaffe sind Tag und Nacht in Bereitschaft, um den Luftraum über die Niederlanden zu verteidigen. Ungefähr 7.000 Mitarbeiter sind bei diesem Teil der Streitkräfte des Verteidigungsministeriums beschäftigt. Sie verteilen sich auf neun Bereiche und verschiedene Standorte im ganzen Land. Monatlich kommen rund 100 neue Mitarbeiter hinzu, die alle geschult werden müssen. Wie machen sie ihr Onboarding? Mit uns zusammen.

Um all diesen Soldaten und Zivilisten einen optimalen Start zu ermöglichen, arbeitet die niederländische Luftwaffe mit Appical an einer neuen Art des Onboardings. Wie geht man damit um, wenn es so viele verschiedene Geschäftsbereiche und Standorte gibt? In diesem Blog erfahren Sie, wie Appical ein effizientes Onboarding für eine große, komplexe Organisation wie die niederländische Luftwaffe einrichtet.

Onboarding in einer komplexen Organisation

Die Luftwaffe, eine moderne und technologische Streitmacht, die weltweit zu Freiheit, Sicherheit und Wohlstand beiträgt, ist eine der vier Streitkräfte des Verteidigungsministeriums. Insgesamt arbeiten fast 60.000 Soldaten und Zivilisten im Verteidigungsministerium. Um die Streitkräfte auch in Zukunft stark zu halten, wird jedes Jahr eine große Anzahl neuer Mitarbeiter benötigt. Polizei und Verteidigung erwarten in den kommenden Jahren insgesamt 35.000 neue Mitarbeiter. Außerdem haben einige der derzeitigen Soldaten einen befristeten Vertrag und wechseln alle drei Jahre die Position innerhalb der Organisation. Diese Funktionsänderung wird auch als Crossboarding bezeichnet. Das Verteidigungsministerium ist einer der größten Arbeitgeber in den Niederlanden, gleichzeitig mit einer großen Abwanderung von Mitarbeitern.

 

Die größte Herausforderung

Fliegen ist nur eine der Aufgaben der niederländischen Luftwaffe. Die Streitkräfte bestehen aus fünf Flugbasen und drei weiteren Teilen, die unter den Befehlshaber der Luftwaffe fallen. Hinzu kommt die Personalkomponente.

Bei so vielen Bereichen, Standorten und Aufgaben ist es für die Luftwaffe eine große Herausforderung, neue Mitarbeiter mit spezifischen Informationen zu versorgen. Momentan macht jeder Bereich sein eigenes Onboarding. Die Luftwaffe möchte daher ihren neuen Mitarbeitern ein einheitliches und dennoch persönliches Onboarding-Programm anbieten. Dadurch fühlen sich Soldaten und Zivilisten als Teil der Organisation und werden schneller produktiv. Zeit, dem aktuellen Einarbeitungsprozess einen Schub zu geben.

Zusammen mit Appical ordnet die Luftwaffe das Onboarding für alle Organisationseinheiten neu. Ein guter Start ist die halbe Miete, deshalb legen wir zunächst den Umfang fest.

Rahmenbedingungen festlegen

Das Scope-Interview findet im Hauptsitz der niederländischen Luftwaffe in Breda statt, wo Stakeholder aus verschiedenen Bereichen anwesend sind. Gemeinsam mit HR, Recruitment und P&O legen wir im Rahmen des Scope Meetings die Rahmenbedingungen für dieses Projekt fest.

Wir starten mit einem Piloten, der drei Bereiche einbindet, darunter die Royal Netherlands Air Force Military School (KMSL). Dieser Teil der niederländischen Luftwaffe hat bisher das Pre-Onboarding mit einem interaktiven PDF, das an die neuen Mitarbeiter gesendet wird, durchgeführt.

An Vorbereitung, Inhalten und Ideen mangelt es nicht: Die Projektgruppe, die diese Mission abschließen wird, hat vor dem Meeting bereits alle Themen für das Pre- und Onboarding festgelegt. Der nächste Schritt besteht darin, diese Themen in der „Employee Journey“ zu platzieren. Wir machen das während der Onboarding Game Session.

 

Das Onboarding Game auf dem Luftstützpunkt

Eine Woche später melden wir uns bei der Wache des Luftstützpunkts Gilze-Rijen. Nach einer gründlichen Sicherheitskontrolle fahren wir mit unserem Appical Mini Cooper aufs Gelände. Während Hubschrauber über uns fliegen, spielen wir das Onboarding-Spiel. Wir machen das in einer sehr vielfältigen Gruppe. Von der Personalabteilung über die Rekrutierung bis hin zu Soldaten ist jeder am Tisch.

Während des von uns entwickelten interaktiven Spiels, platzieren die Teilnehmer alle Themen, die in das neue Onboarding-Programm aufgenommen werden müssen, in der am besten geeigneten Phase der „Employee Journey“. Wann benötigen zum Beispiel die neuen Soldaten der Royal Netherlands Air Force Military School welche Informationen? Themen, die vorbeifliegen, sind Verhaltensregeln, militärische Sicherheit (Compliance) und Karriereentwicklung (Clarification), aber auch Ränge und Positionen, Gewerkschaften (Connection) und Interviews mit Kollegen wurden diskutiert (Culture).

 

Persönliches Onboarding-Programm

Das Endergebnis ist ein physischer Entwurf für die finale Onboarding-App. Dabei stehen die Bedürfnisse des neuen Mitarbeiters im Mittelpunkt, wobei die richtigen Inhalte in Phasen (Pre-Boarding und / oder On-Boarding) zur Verfügung gestellt werden. Diese Informationen sind für jede Luftwaffeneinheit und jeden Luftwaffenstützpunkt so spezifisch und lokal wie möglich. Beispielsweise folgen neue Soldaten ab dem Zeitpunkt ihrer Einstellung einem persönlichen Onboarding-Programm, das je nach Bereich, in dem sie starten, sowohl auf dem Mobiltelefon als auch auf dem Laptop verfügbar ist. Gleichzeitig bleibt die Verwaltung von Inhalten und Benutzern dank „contextual tagging“, automatisierter Mailings und Push-Benachrichtigungen so einfach wie möglich.

Appical digitalisiert diesen Entwurf. Pro Bereich werden Projektmitglieder bestimmt, welche den Inhalt für die Onboarding-Themen sammeln. Für die Integration von Inhalten in das CMS von Appical erhält die Luftwaffe sowohl Online- als auch Offline-Support durch Online-Tutorials und Live-Feedback-Sessions. Wir legen Zeitpläne fest und arbeiten daran, den Piloten innerhalb weniger Wochen zu starten. Dann folgt der Rollout zu den anderen sechs Bereichen. Ready for take off!

 

Unsere Tipps für das Onboarding in einer komplexen Organisation:

 

  1. Nutzen Sie Technologie, um Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, beispielsweise mit einer App als Onboarding-Tool.

 

  1. Think big, start small: Sorgen Sie für einen klaren Umfang und führen Sie den Roll-Out schrittweise durch. Dies macht das Projekt überschaubar, anstatt die gesamte Organisation auf einmal auf eine neue Weise einbeziehen zu wollen.
    • Beginnen Sie mit einem Piloten, um eine gute Grundlage zu schaffen. Dies ist ein Beispiel für andere Abteilungen, Standorte oder Zielgruppen. Wählen Sie für den Piloten beispielsweise die Abteilung, in der die meisten neuen Mitarbeiter erwartet werden.

 

  1. Beziehen Sie die richtigen Leute ein: Beziehen Sie nicht nur die Personalabteilung, sondern auch Marketing & Kommunikation, P & O, Rekrutierung und „einfache“ Mitarbeiter in das Projekt ein, um zu bestimmen, welche Themen für Onboarding relevant sind.
    • Bitten Sie einen kürzlich gestarteten Kollegen, seine / ihre Meinung mitzuteilen. Er / sie hat immer noch eine frische Perspektive und kann sagen, was im aktuellen Onboarding richtig war oder was gefehlt hat. Dieser Input ist für die Einrichtung Ihres Onboarding-Programms hilfreich.

 

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Quellen:
NOS – Defensie en politie willen samen personeel werven
Defensie – Over Defensie – Feiten en cijfers
Defensie – Luchtmacht – Organisatiestructuur

 

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