7 Fragen, die zeigen, ob Ihr Onboarding erfolgreich ist

1. Wann sollte das Onboarding beginnen?

Erfolgt die Einführung und Einweisung in die neue Arbeitsstelle nicht vor dem ersten Arbeitstag, geht durch die erst dann stattfindende Eingewöhnung wertvolle, produktive Arbeitszeit verloren. Beginnen Sie das Onboarding also bereits beim Bewerbungsgespräch. Einer der Bewerber wird Ihr neuer Mitarbeiter – bei steigendem Personalbedarf gar mehr. Sorgen Sie daher dafür, dass neue Mitarbeiter sich sofort willkommen fühlen. Nachdem man sich einig und der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, sollten Sie bis zum tatsächlichen ersten Arbeitstag in Kontakt bleiben. So erhalten die neuen Mitarbeiter laufend alle wichtigen Informationen. Neue Mitarbeiter erreichen Sie nämlich am besten, wenn diese einen guten ersten Eindruck machen wollen.

2. Welche Informationen werden zur Verfügung gestellt?

Haben die neuen Mitarbeiter eine deutliche Arbeitsplatzbeschreibung der neuen Stelle erhalten? Sind die relevanten Vorgesetzten und die Kollegen, die zur eigenen Arbeit beitragen, bereits bekannt? Und wie erreichen diese ihre Ziele? Für die Einarbeitungsphase ist es enorm wichtig, dass die Tätigkeit genau den Erwartungen der neuen Mitarbeiter entspricht. Eine reine Arbeitsplatzbeschreibung allein ist jedoch nicht ausreichend: Neue Mitarbeiter möchten mehr über den neuen Arbeitgeber erfahren – wie Traditionen, Unternehmensgeschichte, Ziele, Visionen und Werte. Wie zeigen diese sich im Unternehmen und wie werden sie gepflegt und befolgt? Produktinformationen sind ebenfalls wichtig. Schließlich sind Mitarbeiter auch Botschafter der Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens, in dem sie die neue Stelle antreten. Stellen Sie neuen Mitarbeitern daher die erforderlichen Informationen zur Verfügung, mit denen diese überzeugte Verfechter des Unternehmens und dessen Arbeitsweise werden.

3. Wann werden die Formalitäten erledigt?

Müssen neue Mitarbeiter bis zum ersten Arbeitstag warten, bis alle Verwaltungsangelegenheiten erledigt werden können? Gilt dies auch für die Lohnbuchhaltung, Meldungen an Behörden und Sozialversicherungsträger sowie unternehmensinterne Berechtigungen und Zugänge? Weshalb warten? Neue Mitarbeiter möchten am ersten Tag gerne sofort arbeiten. Setzen Sie daher Technologie ein, mit der Formalitäten zügig erledigt und Dokumente schon vor Vertragsbeginn übermittelt und digital unterzeichnet werden können. Kümmern Sie sich gleichzeitig auch um alle Berechtigungen, Sicherheitsüberprüfungen und Referenzen. Der erste Arbeitstag muss eine Erfahrung sein, die eine Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bildet – für den neuen Mitarbeiter und das gesamte Team. Verwaltungs- und Verfahrensangelegenheiten sollten da keine große Rolle spielen.

4. Wie wird Technologie genutzt?

Die Art und Weise der Technologienutzung bestimmt maßgeblich, wie der neue Mitarbeiter das Onboarding wahrnimmt, und zeigt ihm zudem auch deutlich das neue Arbeitsumfeld. Im Privatleben verwenden wir alle Technologie und so erwarten wir auf der Arbeit den gleichen nahtlosen und umfassenden Zugriff auf Informationen und Abläufe. Studien zeigen, dass mehr als 90 Prozent der Mitarbeiter der Ansicht sind, dass Technologie einen Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit hat. Wie werden die für neue Mitarbeiter wichtigen Informationen kommuniziert? Haben sie über eine App, eine Website oder ein Portal Zugriff auf diese Informationen? Ihre neuen Mitarbeiter möchten so viele Informationen wie möglich über ihren neuen Arbeitgeber und ihr Team finden: von der Unternehmensgeschichte über die Social-Media-Profile der Kollegen bis hin zu einem virtuellen Rundgang durch das Büro. Sorgen Sie dafür, dass alle für den ersten Arbeitstag typischen Fragen vorab beantwortet werden und verringern Sie so durch ausreichende Informationen die vor Arbeitsantritt automatisch entstehende Anspannung.

5. Wer ist für das Onboarding verantwortlich?

Traditionell kümmerte sich immer die Personalabteilung um das Onboarding. Als dieses hauptsächlich ein Verwaltungsakt war, funktionierte das auch ganz gut. Bei einem modernen Ansatz geht es jedoch mehr um den sozialen und kulturellen Kontext der neuen Stelle innerhalb des Unternehmens und ist der Input einer größeren Gruppe erforderlich. Inwieweit sind Führungskräfte daran beteiligt? Sie haben häufig den intensivsten und wichtigsten Kontakt zu neuen Mitarbeitern. Ermutigen Sie diese daher, sich an diesem Prozess zu beteiligen, indem sie jedem neuen Teammitglied alle Informationen und Anweisungen geben, die für einen erfolgreichen Arbeitsbeginn erforderlich sind. Vergessen Sie dabei nicht die Führungsspitze. In vielen Unternehmen lernen neue Mitarbeiter in der ersten Woche das obere Management – beispielsweise im Rahmen eines Frühstücks oder Mittagessens – persönlich kennen. Hierdurch verstehen die Neueinsteiger die Unternehmensziele und -werte besser und auch, wie diese umgesetzt werden.

6. Wie wird aus dem ersten Arbeitstag ein besonderes Erlebnis?

Viele Unternehmen möchten den ersten Arbeitstag zu einem echten Erlebnis machen. Um dies zu erreichen, sorgen sie dafür, dass die neuen Mitarbeiter optimal über das Unternehmen, dessen Kultur und die Besonderheiten der neuen Tätigkeit informiert sind. Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, mit denen sich das neue Teammitglied am ersten Arbeitstag wahrgenommen und willkommen fühlt. Wie beispielsweise ein einfallsreiches Willkommensgeschenk oder ein Team-Frühstück oder -Mittagessen für alle Neuanfänger, sodass diese in entspannter Atmosphäre die neuen Vorgesetzten kennenlernen können. Andere Unternehmen veranstalten auch Meetings für die neuen Kollegen, in denen sie im lockeren Rahmen Kennenlernspiele mit Unternehmenswissen verknüpfen – beispielsweise mit einem Quiz mit witzigen und nützlichen Fakten des Unternehmens. So können Sie gleichzeitig auch feststellen, was die Neuankömmlinge tatsächlich vorab über das Unternehmen erfahren haben. Ein angenehmes Erlebnis hinterlässt schließlich einen guten Eindruck. Hat Ihr Unternehmen einen individuellen Plan für das Kennenlernen der Kollegen und Abteilungen, mit denen der neue Mitarbeiter künftig zusammenarbeiten wird? Und falls ein solches individuelles Kennenlernen nicht stattfindet: Wie erhält der erste Arbeitstag dennoch eine persönliche Note, sodass sich die neuen Mitarbeiter von Anfang an wohlfühlen?

7. Welche Unterstützung erhalten neue Mitarbeiter? Ist ihnen klar, was für eine erfolgreiche Einarbeitung erforderlich ist?

Viele neue Mitarbeiter treten eine neue Stelle an, ohne genau zu wissen, wie sie die neuen Herausforderungen erfolgreich meistern können. Häufig wird die Probezeit als eine Art Prüfung wahrgenommen und auch dargestellt, die es zu bestehen gilt und für die es nur wenig zusätzliche Unterstützung gibt, sollte man einmal eine längere Einarbeitungszeit benötigen. Damit sich neue Mitarbeiter wirklich erfolgreich in der neuen Tätigkeit behaupten können, benötigen sie transparente und deutliche Ziele, Zeitpläne, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Es muss klar sein, was wann von ihnen erwartet wird: Was müssen sie in den ersten 30, 60 und 90 Tagen erreichen? Wie sehen die ersten 3 Monate für neue Mitarbeiter im Unternehmen aus? Wissen diese bereits, was nach der jeweiligen Woche oder am Monatsende von ihnen erwartet wird? Können Sie für die ersten 3 Monate einen klar strukturierten Zeitplan mit Zwischenzielen und Leistungen erstellen? Falls nicht, so sind die Ziele der Anfangsphase möglicherweise zu undeutlich und wissen die neuen Kollegen nicht, was von ihnen erwartet wird. Ein Arbeitgeber kann die neuen Mitarbeiter am besten mit Echtzeit-Feedback unterstützen. Denn wer eine neue Stelle antritt, möchte am liebsten jederzeit genau wissen, wie man sich macht – und nicht erst im Rahmen der Beurteilung zum Ende der Probezeit. Denn nur dann kann man sich laufend verbessern und besser verstehen, was Vorgesetzte von einem erwarten. Besteht die Möglichkeit des Feedbacks? Und handelt es sich dabei um einseitiges oder gegenseitiges Feedback? Letztlich kann der Erfolg des Onboarding-Prozesses und auch das Maß der unterstützenden Wirkung am besten erfasst werden, indem man diejenigen fragt, die es betrifft und die ihn durchlaufen.

Fazit zum gelungenen Onboarding

Entscheiden Sie sich für einen zukunftsorientierten Onboarding-Prozess! Beginnen Sie noch vor dem ersten Arbeitstag mit dem Onboarding. Stellen Sie neuen Mitarbeitern schon vorab Informationen über Sie als Arbeitgeber – wie Traditionen, Unternehmensgeschichte, Ziele, Visionen und Werte – zur Verfügung.

Sorgen Sie dafür, dass Verwaltungs- und Verfahrensangelegenheiten am ersten Tag im Unternehmen keine große Rolle spielen und erledigen Sie dies vor dem tatsächlichen Vertragsbeginn. Studien zeigen, dass mehr als 90 Prozent der Mitarbeiter der Ansicht sind, dass Technologie einen Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit hat. Setzen Sie geeignete Technologie ein und verringern Sie so durch ausreichende Informationen die vor Arbeitsantritt automatisch entstehende Anspannung. Onboarding liegt sicherlich nicht ausschließlich im Verantwortungsbereich der Personalverwaltung – beziehen Sie auch Führungskräfte mit ein.

Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, mit denen sich das neue Teammitglied am ersten Arbeitstag wahrgenommen und willkommen fühlt. Machen Sie den ersten Tag zu einem echten Erlebnis. Ein Arbeitgeber kann die neuen Mitarbeiter am besten mit Echtzeit-Feedback unterstützen. Denn wer eine neue Stelle antritt, möchte am liebsten jederzeit genau wissen, wie man sich macht – und nicht erst im Rahmen der Beurteilung zum Ende der Probezeit.

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