Als Appical-Team arbeiten wir für viele renommierte Unternehmen in verschiedenen Branchen. Während der Gespräche mit potenziellen Kunden bekommen wir oft die folgende Frage: „Was bedeutet die gute Einarbeitung der Mitarbeiter in Bezug auf ROI wirklich?“ Diese Frage scheint nicht einfach zu beantworten zu sein. Jedes Unternehmen ist anders. Dennoch gibt es einige gemeinsame Nenner, wenn ich mir unseren Kundenbestand anschaue.
Um eine gute Antwort auf diese Frage zu geben, haben wir vor Kurzem einen neuen ROI-Rechner entwickelt. Dieser Rechner gibt einen Einblick in die Einsparung bei vier wichtigen Phasen, die jeder neue Mitarbeiter durchläuft, sowohl in einem KMU als internationalen Konzern.
Der Schlüssel zum Erfolg
Ihre Mitarbeiter auf den ersten Platz stellen, ist der Schlüssel für erfolgreiche engagierte Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Klingt einfach, aber ist es in der Praxis oft nicht. Es ist wichtig, neuen Mitarbeitern eine überwältigende Erfahrung zu bieten, sodass sie problemlos in ihrer neuen Rolle anfangen können und ein echtes „Wow!“ Gefühl bekommen. In der Einstellungsphase werden Kandidaten goldene Berge versprochen, da man sie gerne im Unternehmen haben möchte. Aber danach fallen Newcomers oft in das bekannte schwarze Loch. Ein fader Einführungstag zwei Monate nach dem ersten Arbeitstag, langweilige Einführungsseiten im Intranet oder noch schlimmer; sich durch das Handbuch für neue Mitarbeiter ringen. In welcher der vier Phasen des Employee Journeys sparen Sie als HR Mitarbeiter Zeit, wenn Sie ein gutes Onboarding-Programm entwerfen?
Preboarding
Preboarding, oder sofort nach der Vertragsunterzeichnung mit der Einarbeitung beginnen, bietet eine einmalige Gelegenheit, die Euphorie über die neue Stelle festzuhalten. In der Phase, in der neue Mitarbeiter ihren Vertrag unterzeichnet haben, entstehen oft Fragen und Zweifel. Diese können erst in den ersten Arbeitswochen besprochen werden. Schade! Die Beantwortung dieser Fragen und das Schaffen einer einladenden Atmosphäre, sodass ihre Zweifel beseitigt werden, ist ein guter erster Schritt, den Dialog und Begeisterung lebendig zu halten.
HR ist in der Preboarding-Phase ziemlich beschäftigt mit den erforderlichen Unterlagen. Denken Sie an Arbeitsverträge, Lohnsteuerformulare, WID, aber auch Führungszeugnisse und Unterzeichnen des Verhaltenscodes. Zudem muss auch die gesamte Logistik vor dem ersten Arbeitstag wie Pässe, Parken und Mitarbeiternummern geregelt werden.
In diesem Stadium ist HR etwa 5 Stunden damit beschäftigt. Ihr neuer Mitarbeiter benötigt durchschnittlich 16 Stunden für das Lesen, Lernen und Regeln dieser Angelegenheiten.
Der erste Arbeitstag
Normalerweise bekommen neue Mitarbeiter erst am ersten Arbeitstag im Büro eine Chance, mit ihrem neuen Arbeitsumfeld und neuen Kollegen Bekanntschaft zu schließen. Die Einarbeitungsphase umfasst die ersten Wochen im Büro, mit viel persönlicher Aufmerksamkeit und bei den meisten Unternehmen wird eine obligatorische Führung durch das gesamte Gebäude gegeben. Fragen wie: Wo ist die Kaffeemaschine, was ist die Druckernummer, wie kann ich einen Tagungsraum buchen, stehen meistens an erster Stelle. Gewöhnlich bekommt der neue Mitarbeiter durch HR einen Kollegen (Buddy) zugeteilt, der ihn mit allem bekannt macht. Es ist nicht nur für den neuen Mitarbeiter eine Herausforderung, schnell mit der neuen Umgebung, dem Aufgabenbereich und den neuen Kollegen vertraut zu werden, sondern genauso wichtig und stressig ist es für die Führungskräfte. Um sicherzustellen, dass ein Mitarbeiter eine erfolgreiche und produktive Ergänzung für das Unternehmen ist, ist es entscheidend, dass der neue Mitarbeiter sich vom ersten Tag an wohlfühlt und das Gefühl hat, zum Team zu gehören.
Im Durchschnitt benötigt ein neuer Mitarbeiter 4 Stunden für eine Führung und ein Begrüßungsgespräch mit einem Senior-Manager, aber mehr kommt mit Sicherheit vor.
Onboarding in der Organisation
Onboarding ist ein etwas breiterer Begriff in der Einarbeitungsphase und konzentriert sich mehr auf die Reduzierung der Zeit, die der neue Mitarbeiter benötigt, um das minimal erwartete Produktivitätsniveau zu erreichen. Die Onboarding-Phase beginnt ab dem ersten Tag und kann zwischen drei Monaten und einem Jahr dauern, je nach der Komplexität der Funktion.
Wenn das Onboarding beginnt (der erste Arbeitstag), verbringt ein neuer Mitarbeiter etwa vier Stunden mit der Suche nach den Informationen, die er benötigt. In komplexeren Umgebungen, wie professionelle Dienstleistungen, kann dies bis zu 20 Stunden oder mehr betragen.
Feedback
Als Manager haben Sie die Verantwortung sicherzustellen, dass Sie „unterwegs“ alle relevanten Erkenntnisse und Verbesserungspunkte erfassen und sie nicht erst im Rahmen des jährlichen Beurteilungsgesprächs mitteilen. Wir sehen, dass Arbeitnehmer in einem Onboarding-Programm von drei Monaten durchschnittlich zwei Stunden mit dem Teilen von Feedback beschäftigt sind. Weil es nun einmal so ist… Fast alle unsere Kunden sagen, dass Feedback, das sie von neuen Mitarbeitern bekommen, sehr wertvoll ist. Newcomers schauen mit frischem Blick auf Ihre „staubigen“ Betriebsprozesse, im Gegensatz zu einem Kollegen, der schon jahrelang dort arbeitet. Der schaut sich die Prozesse an und wird oft denken, das machen wir hier nun einmal auf diese Weise… Newcomer leiden noch nicht an Berufsdeformation, deshalb sollten Sie ihren frischen Blick auf die Sache für ein ehrliches Feedback nutzen. Organisationen wie Hunkemöller und Coolblue zum Beispiel fragen in ihrer Onboarding-App aktiv kritisches Feedback von Newcomern und nutzen dieses Feedback auch, Verfahren zu ändern.
Funktionell Onboarding als neue Phase
Bei Onboarding sind nicht nur mehrere Abteilungen und Kollegen, wie Recruitment und HR beteiligt, sondern auch mehrere Schichten innerhalb einer Organisation. Dr. John Sullivan skizziert für Onboarding insgesamt fünf Schichten auf organisatorischer Ebene, auf Standortebene und individueller Ebene. Wir sehen, dass mehrere Hochleistungsorganisationen nach dem regulären Onboarding-Programma sich konzentrieren auf funktionelles Onboarding als neue Phase.
- Organisationsebene
Umfasst Recruitment und organisationsweite Normen und Werte. - Standortebene
Umfasst Informationen und Fragen im Zusammenhang mit dem Land / Region und Ort, an dem man gerade arbeitet. - Abteilungsebene
Umfasst die Abteilung, wo man arbeiten wird. - Team- / Stellenebene
Umfasst das Team und die Funktion des neuen Mitarbeiters. - Individuelle Ebene
Umfasst die Arbeit auf Teamebene, die sich auf die einzigartigen und vielfältigen Bedürfnisse dieser Person beziehen.
Onboarding sieht für verschiedene Berufsgruppen innerhalb eines Unternehmens anders aus. Stellen Sie sich vor, dass Sie regelmäßig neue Vertriebsmitarbeiter, Softwareentwickler, Außendienstmitarbeiter und Techniker einstellen. Obwohl sie alle unterschiedliche Funktionen haben, müssen sie eine grundlegende Einführung, die Informationen über z. B. die Firma und insbesondere über den Standort, wo sie arbeiten, erhalten. Sobald sie diese Informationen bekommen haben, ist es Zeit für ein funktionelles Training je nach ihrer Rolle. Das bedeutet, dass ihr Onboarding fortgesetzt werden muss.
Darin liegt die größte Herausforderung für ein erfolgreiches Onboarding-Programm. Wie schaffe ich eine einheitliche Grundlage mit gemeinsamem Nenner wo möglich und Unterschied wo nötig?
Durchschnittliche Kosten für funktionelles Onboarding 11 Stunden pro Mitarbeiter. Funktionsspezifische (Gruppen) Trainings sind dabei noch nicht mit gezählt.
Was kann ein gutes Onboarding-Programm Ihrer Organisation einsparen?
Viele Personalabteilungen haben das Thema Onboarding auf ihrem Programm. Schließlich wird die Frage immer wieder gestellt: Was ist die Ersparnis? Wenn Sie einen Business Case eventuell zum Vorlegen an die Direktion erstellen wollen, können Sie unseren ROI-Rechner benutzen, um zu zeigen, was ein gutes Onboarding-Programm dem Unternehmen einsparen kann. Standardmäßig sind die Mittelwerte eingeben, zum Teil stammen diese Mittelwerte aus (internationalen) Erhebungen und zum Teil aus der Erfahrung mit unseren Kunden. Diese Variablen können Sie selbst anpassen.
