8 Best Practices für Remote-Onboarding

Remote-Arbeit wird immer mehr ein wichtigerer Teil der Belegschaft. Die Zahl der Fernarbeiter ist seit 2005 um 159% gestiegen. Darüber hinaus zwang die COVID-19-Pandemie einen großen Teil der Unternehmen dazu, ihre Mitarbeiter remote arbeiten zu lassen. Dieser Übergang zu einer Remote-Belegschaft verändert auch die Art und Weise, wie Unternehmen neue Mitarbeiter einarbeiten.

Onboarding ist ein wichtiger Teil des Prozesses, um neue Mitarbeiter von Anfang an wirksamer zu involvieren und schneller produktiv zu machen. Es erhöht die Chance, dass sie stärker an das Unternehmen gebunden werden. Das Starten eines Jobs aus der Ferne kann mühsam sein, da sich neben Ihnen niemand am Schreibtisch befindet, der Sie einweisen kann. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass der Remote-Onboarding-Prozess gut aufgestellt ist.

Wir haben 8 Best Practices der Remote-Onboarding-Programme von verschiedenen Unternehmen gesammelt, um die besten Tricks und Kniffe zu lernen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie LinkedIn, HP, Dell und andere ihre neuen Mitarbeiter aus der Ferne einbinden.

Adeva: Beginnen Sie früh mit dem Onboarding

Ähnlich wie beim physischen Onboarding starten viele Unternehmen so früh wie möglich mit dem Onboarding-Prozess. Durch die Bereitstellung von Informationen während der Pre-Boarding-Phase, der Zeit zwischen der Annahme des Stellenangebots und dem ersten Arbeitstag, können sich Neueinstellungen auf ihren neuen Job vorbereiten, ohne sich überfordert zu fühlen.

Bei Adveda, ein On-Demand-Netzwerk für Entwickler, beginnen neue Mitarbeiter drei Wochen vor dem eigentlichen Startdatum mit dem Onboarding, um sich „allmählich an ihren neuen Job zu gewöhnen“. Tosho Trajanov, VP of Engineering, sagt:

„Drei Wochen vor dem Start neuer Mitarbeiter senden wir ihnen einige E-Mails, um unsere Unternehmenskultur zu verdeutlichen und sie in ihren zukünftigen Aktivitäten einzubeziehen. Dann folgt eine persönliche Einführung in Slack mit einigen Details über das neue Teammitglied. Sie erhalten dann einen Onboarding-Buddy, der als Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter fungiert. Laut unserem Team ist dies der hilfreichste Teil des Prozesses. Dies ist besonders wichtig für Introvertierte, denen es schwer fällt, sich zu äußern oder Fragen zu stellen.“

Dribbble: Weisen Sie einen virtuellen Buddy zu

Dribbble, eine Social-Networking-Plattform für digitale Designer und Kreative mit einem Remote-Team, verwendet ebenfalls ein Buddy-Programm.

„Als wir begannen, unser Team zu erweitern, stellten wir schnell fest, dass neue Leute verwirrt waren, wo sie Informationen finden und an wen sie sich mit Fragen wenden konnten. Um sicherzustellen, dass neue Dribbbler die Unterstützung haben, unsere Kultur zu entdecken und nützliche Informationen zu finden, haben wir ein Onboarding-Buddy-System gestartet “, sagte Chloe Oddleifson, Director of People Operations bei Dribbble.

Sobald ein neuer „Dribbbler“ den Job annimmt, wird er seinem Onboarding-Buddy vorgestellt. Der Buddy kommt normalerweise aus einem anderen Team als das Team des neuen Mitarbeiters, so dass der Neuankömmling sofort mit dem Aufbau eines Netzwerks innerhalb des Unternehmens beginnt: zwei Fliegen mit einer Klappe.

„Der Buddy plant für den ersten Monat jede Woche ein halbstündiges Treffen mit dem neuen Mitarbeiter. Einarbeitungs-Buddys helfen bei der Bereitstellung von Informationen und sind neben Vorgesetzten und Kollegen ein zusätzlicher Ansprechpartner für Fragen.“

HP: Beziehen Sie den Vorgesetzten ein

Bei HP spielen Vorgesetzte eine wichtige Rolle bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Dieses geht auf die 80-jährige Geschichte von HP zurück, als die Gründer Bill Hewlett und David Packard das Unternehmen gegründet hatten und es viel kleiner war. Um sich mit ihren Mitarbeitern zu vernetzen, leiteten Hewlett und Packard ihre Belegschaft, indem sie an den Arbeitsplätzen herumliefen und mit allen Mitarbeitern darüber sprachen, woran sie arbeiteten. Als HP wuchs, konnten sie nicht an allen Orten gleichzeitig sein. Deshalb haben sie einen Hiring Manager beauftragt, dies für sie zu tun, und das ist die HP-Art des Managements und der Kultur geworden.

Jetzt sind die Mitarbeiter von HP auf der ganzen Welt verteilt. Kürzlich wurde eine umfassende Lösung namens HP Wayfinder ins Leben gerufen. Es bietet Vorgesetzten einen transparenten Prozess, was in jeder Phase des Onboardings zu tun ist, und bereitet neue Mitarbeiter auf langfristigen Erfolg vor, dass sie sich willkommen, zuversichtlich und vorbereitet fühlen.

Neben einem Onboarding-Buddy-Programm, Begrüßungskits und virtueller Orientierung bereicherte HP die Onboarding Experience mit Technologie, sowohl für neue Mitarbeiter als auch für Vorgesetzte. Sie entwickelten Onboarding-Tools und -Ressourcen, wie eine Website für Hiring Manager, eine interaktive Roadmap, um jeden Schritt auf der Onboarding-Reise zu verstehen, eine 90-Tage-Onboarding-Vorlage und Infografiken an einem Ort.

Sie verwenden auch die mobile HP Wayfinder-App (von Appical entwickelt), mit der Mitarbeiter und Vorgesetzte u.a. Checklisten erhalten. Mit der Onboarding-App können Vorgesetzte den Fortschritt neuer Mitarbeiter auf ihrer Onboarding-Reise bei HP verfolgen.

Eine Online-Präsentation von HP über das Onboarding finden Sie hier (ab der 9. Minute).

LinkedIn: Geben Sie dem neuen Mitarbeiter in der ersten Woche einen Kickstart mit einem vollständigen Programm

Normalerweise wird der Neuankömmling bei seiner Einarbeitung zuerst in das Büro geschickt, wo seine neuen Kollegen ihn begrüßen und sicherstellen, dass er sich zu Hause fühlt. Wenn Sie jedoch von zu Hause aus starten, ist dies nicht der Fall.

Infolge der Pandemie bat LinkedIn seine Mitarbeiter in der Bay Area, von zu Hause aus zu arbeiten. Kelly Chuck, verantwortlich für das Einarbeitungsprogramm von LinkedIn, brauchte plötzlich ein virtuelles Einführungsprogramm, um neue Mitarbeiter bei LinkedIn willkommen zu heißen.

Chuck hat das 1-tägige interne Programm von LinkedIn optimiert und über eine Woche verteilt. Das virtuelle 5-tägige Programm umfasst interaktive Aktivitäten und Sitzungen, damit Neulinge die Mitarbeiter des Unternehmens kennenlernen können. Es wird auch daran gearbeitet, neue Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenswerten vertraut zu machen. Daneben wird regelmäßig überprüft, ob sich der neue Mitarbeiter nicht vergessen oder übergangen fühlt.

Dies ist ein Beispiel für das 5-tägige Einarbeitungsprogramm von LinkedIn:

Dell: Digitalisieren Sie Ihre Onboarding-Materialien

Dell hat einen systematischen Ansatz gewählt, um Mitarbeiter auf der ganzen Welt einzuarbeiten. „Wir haben unser gesamtes Schulungsmaterial in digitalem Format zur Verfügung gestellt, einschließlich einer Website, Dokumentation und Videos. Wir haben auch ein Tag-1-Erfolgsteam, das sich in den ersten Phasen des Onboarding-Prozesses der Unterstützung über Chat / IM, E-Mail und Telefonanrufen widmet. Das Feedback unserer neuen Mitarbeiter hat sich dank dieses Ansatzes erheblich verbessert.“

Durch die Digitalisierung von Onboarding-Materialien können Neueinstellungen schnell auf alle wichtigen Informationen zugreifen. Zudem ist es einfacher das Programm zu aktualisieren.

Vidyard: Erstellen Sie Onboarding-Videos

Informationen an neue Mitarbeiter weiterzugeben bedeutet nicht immer, ihnen ein 80-seitiges Mitarbeiterhandbuch im PDF-Format zu senden. Informationen über Video funktionieren auch sehr gut.

Vidyard, eine Online-Videoplattform für Unternehmen, verwendet Videos in ihrem Onboarding-System. Zum Beispiel erzählt der CEO von Vidyard, Michael Litt, den neuen Mitarbeitern von den Ursprüngen von Vidyard, einschließlich einiger lustiger Fakten aus den frühen Tagen.

Auf diese Weise ist es möglich, wichtige Personen in den Onboarding-Prozess einzubeziehen, ohne ständig (virtuell) dieselben Informationen bereitstellen zu müssen. Videos können wiederverwendet werden und neue Mitarbeiter können sie nach Belieben ansehen.

Miro: Setzen Sie sich Ziele für die ersten 30, 60 und 90 Tage

Bei Miro, einem Anbieter von Software für die visuelle Zusammenarbeit, erstreckt sich das Remote-Onboarding-Programm über 90 Tage. Der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters legt die Ziele für die ersten drei Monate mit einem personalisierten Miro-Board fest, das alles auflistet und aufzeichnet, was er / sie zum Lernen benötigt.

Miro hat auch einen Bestandteil hinzugefügt, der angibt, woraus Erfolg in diesen ersten 90 Tagen besteht. Lassen Sie den neuen Mitarbeiter nicht herausfinden, was er tun soll, sondern geben Sie ihm die Werkzeuge, um von Anfang an erfolgreich zu sein. Bieten Sie „schnellen Erfolg“, eine einfache Aufgabe, die in den Kompetenzen des neuen Mitarbeiters liegt. Der erfolgreiche Abschluss dieser Aufgabe in der ersten Woche schafft Vertrauen in seine neue Rolle und in seinen Beitrag zum Team.

Hotjar: Organisieren Sie virtuelle Teambuilding-Übungen

Hotjar, ein Unternehmen für Verhaltensanalysen, hat ein Team von mehr als 100 Mitarbeitern, die vollständig remote arbeiten. Um den wichtigen, direkten Kontakt zu ersetzen, der bei der Remote-Arbeit fehlt, organisieren sie virtuelle Teambuilding-Übungen.

Eine der beliebtesten Strategien zum Erstellen virtueller Sozialisationsräume ist das „30-minütige Chat-Roulette“. Die Abteilung für Customer Experience verwendet eine Slack-App namens Donut, die zwei Personen zufällig miteinander verbindet. Wenn sie sich dann auf einen Zeitpunkt geeinigt haben, planen sie eine Kaffeepause mit einem Gespräch über Slack oder Zoom.

Das virtuelle Teambuilding unterstützt Ihre neuen Mitarbeiter dabei, ihre Remote-Mitarbeiter besser kennenzulernen, was normalerweise an der Kaffeemaschine des Büros geschieht, und verbessert ihre Kommunikations- und Teamfähigkeit.

Kurz gesagt

Unabhängig davon, ob dies in Ihrem Unternehmen üblich ist oder nur eine vorübergehende Lösung; die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist wichtig, auch ohne Bürozeiten, Team-Mittagessen und Einführungen im Büro.

Für den neuen Mitarbeiter ist es eine ganz andere Erfahrung, seinen ersten Arbeitstag von zu Hause aus zu absolvieren, als tatsächlich die Schwelle des Büros oder des Arbeitsplatzes zu überschreiten. Was wir von diesen Remote-Unternehmen gelernt haben, ist, dass es wichtig ist, frühzeitig mit der Einarbeitung zu beginnen. Bereits vor dem ersten Tag kann der neue Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur, den (un)geschriebenen Regeln und den neuen Kollegen vertraut gemacht werden.

Durch die Digitalisierung von Onboarding-Unterlagen haben neue Mitarbeiter einfachen Zugang zu einer gut organisierten Wissensdatenbank. Video ist eine praktische und persönliche Möglichkeit, Informationen bereitzustellen und neue Mitarbeiter den Schlüsselpersonen im Unternehmen vorzustellen.

Durch das Erstellen eines virtuellen Programms für die erste Woche werden neue Mitarbeiter involviert und gebunden. Es hilft auch, die Ziele für die ersten drei Monate anzugeben. Auf diese Weise wird neuen Mitarbeitern klar, was sie zu erwarten haben, wie sie zu den Geschäftszielen beitragen und vom ersten Tag an erfolgreich sein können.

Erstellen Sie ein persönliches und menschliches Remote-Onboarding Programm, indem Sie einen virtuellen Buddy zuweisen, der ein Support-Netzwerk bereitstellen kann. Das Organisieren virtueller Teambuilding-Übungen stimuliert die persönliche Bindung zwischen neuen Mitarbeitern und anderen Remote-Mitarbeitern.