Die neue Art des Onboardings bei Sunrise UPC

Sunrise UPC ist das größte private Telekommunikationsunternehmen der Schweiz, mit Hauptsitz in Zürich und beschäftigt rund 3.000 Mitarbeitende an Standorten in allen Sprachregionen der Schweiz. Sunrise UPC erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Mobilfunk, Internet, TV und Festnetz für Privat- und Businesskunden.

Sunrise UPC ist eine Pionierin der Digitalisierung in der Schweiz. Das führte zum Anspruch, den gesamten Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende zu modernisieren.

Die Herausforderung

Der Onboarding Prozess zuvor zeichnete sich durch einen hohen Aufwand aus. Für einen neuen Arbeitsvertrag waren beispielsweise die physischen Unterschriften beider Parteien notwendig. Die Zustellung an die Kandidat*innen erfolgte per Post. Fotos für den Badge und benötigte Kopien von Dokumenten mussten bei den angehenden Mitarbeitenden per E-Mail separat eingeholt werden.

HR musste für jede Anstellung viele E-Mails und Reminder manuell an Manager und HR Business Partner versenden. Physische Dokumente wie etwa unterschriebene Arbeitsverträge mussten manuell eingescannt und im internen eFile (digitale Personalaktenverwaltung) abgelegt werden.

Um den Kandidat*innen die neben dem Arbeitsvertrag weiteren benötigten Informationen über den neuen Arbeitgeber zuzustellen, wurden Regelwerke und (Welcome)Broschüren in Papierform verschickt. Diese Unterlagen mussten bei Anpassungen immer wieder neu gedruckt und die alten entsorgt werden. Neben dem zeitlichen und monetären Aufwand sprach auch der Fokus auf die Nachhaltigkeit des Unternehmens dagegen.

Bei den jährlich rund 60 neuen Auszubildenden betrug dieser Zeitraum sogar ein ganzes Jahr. Dabei gestaltete sich nicht nur das Onboarding in 4 Sprachen schwierig. Die verschiedenen Berufsgruppen mit relevanten Informationen zu ihrer jeweiligen Tätigkeit zu versorgen, erhöhte die Komplexität zusätzlich.

Am ersten Arbeitstag fand jeweils ein sogenannter „Welcome Day“ für die neuen Mitarbeitenden statt – allerdings konnte dieser jeweils nur in Deutsch oder Englisch durchgeführt werden.

Die Lösung

Sunrise UPC suchte nach einer innovativen mobilen Lösung, um die oben dargestellten Herausforderungen zu lösen und die Prozesse einfacher zu gestalten. Es galt, den gesamten Onboarding-Prozess zu digitalisieren und automatisieren – sowohl für neue Mitarbeitende als auch für die Verantwortlichen aus der HR-Abteilung.

Die Lösung sollte auch die Preboarding-Phase abdecken, damit sich die neuen Kolleginnen und Kollegen bereits vor dem ersten Arbeitstag über ihre neuen Aufgaben informieren können. Außerdem wollte das Unternehmen auch während dieser Phase den Kontakt halten. Eine weitere Anforderung bestand in der multilingualen Anwendung. Darüber hinaus sollten digitale Unterschriften (DocuSign) integriert werden, um die internen Prozesse zu beschleunigen.

Ferner war eine Schnittstelle zum eFile von Sunrise erforderlich, um eine automatische Ablage der Dokumente zu ermöglichen. Das Unternehmen entschied sich bei der Umsetzung für Appical, da nicht nur alle beschriebenen Anforderungen erfüllt werden konnten, sondern auch Gamification-Elemente, Videoanbindung, People Finder und ein Glossary integriert sind.

Emanuela Nifoudis

Senior HR Project Manager bei Sunrise UPC

Appical hat uns beim Onboarding während der Corona Zeit sehr geholfen und kam extrem gut bei den neuen Kolleginnen und Kollegen an.

Ergebnisse für neue Mitarbeitende

  • Inhalte werden schnell und auf spielerische, motivierende Art und Weise vermittelt und dies in 4 Sprachen
  • Je nach Standort, Sprache, Berufsgruppe wird die Ausspielung der Inhalte und Dokumente maßgeschneidert gesteuert
  • Während der ganzen Preboarding und Onboarding-Phase hören die angehenden Arbeitskolleginnen und -kollegen etwas über ihren neuen Arbeitgeber
  • Mitarbeitende fühlen sich schneller im Unternehmen willkommen und erhalten bereits vor dem ersten Arbeitstag alle Informationen, die sie benötigen
  • Vor dem ersten Arbeitstag kennen die neuen Mitarbeitenden das Unternehmen schon und können sich so schneller auf das Tagesgeschäft fokussieren
  • Das Engagement der angehenden Auszubildenden wird während der ca. einjährigen Wartezeit bis zum Start der Ausbildung mit Inhalten wie Quiz oder Videogrüßen der bestehenden Lernenden gefördert

Ergebnisse für HR

  • Die Kandidaten erhalten die Arbeitsverträge und alle relevanten Reglemente digital
  • Die Verträge werden per Finger auf dem Display unterschrieben
  • Alle Unterlagen werden automatisch im eFile abgelegt
  • Profilfotos der neuen Arbeitskolleginnen und -kollegen werden direkt in alle internen Systeme übermittelt
  • Viele administrative Fragen werden über die App beantwortet, was weniger (Zeit-)Aufwand für das HR Services Team bedeutet

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